DataMagic ERP – Vállalatirányítási Rendszer

VIR, ERP, Vállalatirányítási rendszer, DataMagic

A DataMagic Vállalatirányítási rendszer

A mai világban a folyamatok informatikai lefedettségét a legtöbb vállalatirányítás rendszer már biztosítja, azonban nem mindegy hogy ezt milyen módon, és milyen támogatottsággal. A DataMagic ERP vállalatirányítási rendszer  a lehető legmodernebb környezetben fejlesztett informatikai megoldás, amelyet a jövő kihívásaira készítettek. Nem fog Önnek problémát okozni egy évek múltán jelentkező új lehetőség kiaknázása, hiszen a programot folyamatosan fejlesztjük a kor, és a jövő kihívásaira való megfelelés miatt. Felhasználóbarát felülete olyan funkciónalitással ötvöződik, amely minden felhasználó számára élménnyé teszi a munkát. Több telephelyes kezelés esetén is akár on-line kérheti le forgalmát, könyvelési adatait percek alatt, minden komolyabb előképzettség nélkül.

A bevezetés, tervezés során az ügyviteli folyamatokban jártas munkatársaink – BPR, Lean, ERP, Szervezetfejlesztés tanácsadók – segítik Önöket, hogy a vállalatirányítási rendszer adta lehetőségekből Ön a lehető legtöbbet hozza ki.

A DataMagic integrált rendszer három legfőbb alaptulajdonsága a moduláris felépítés, az integráltság és a folyamatszemlélet.

A rendszer moduláris felépítését úgy alakítottuk ki, hogy az alkalmazkodjon a piacon általánosan kialakult modul szemlélethez, azaz megtalálhatók a Pénzügy, Számvitel, Tárgyi eszköz, Rendelés, Nagykereskedelem, Készlet, Gyártás modulok, emellett számos általánosan hasznos modul és funkció, mint Iktatás, Lekérdezések, Törzsadatok kezelése egészíti ki a rendszert.

Emellett jó néhány speciális modult fejlesztettünk ki az évek folyamán, amelyek egyes iparágak, cégstruktúrák igényeit szolgálják ki, úgy hogy természetesen egy integrált rendszer minden követelményének megfeleljen. Ilyen a Túrakezelés, a Fuvarszervezés, az Ingatlankezelés, a Kiskereskedelem, a Szerviz, vagy az MLM modul.

Nagy hangsúlyt fektetünk az Internet alapú felhasználásra, rendszerünkhöz modulként kapcsolódik Web áruház, Rendelő felület, Ügyfélkapcsolati modul.

Az integráltság minden ERP rendszer felé alapvető elvárás. A DataMagic szoftvercsomag esetében az integrált rendszer jellemző több formában valósul meg:

  • A teljes rendszer egyetlen, közös MS SQL adatbázist használ
  • A modulok szervesen kapcsolódnak, illeszkednek egymásba
  • Minden adatot egyszer kell rögzíteni a rendszerben, és az bármely modulon keresztül (felhasználói jogosultságtól függően) elérhető a későbbiekben
  • Ha bármely funkció használata közben új törzsadat rögzítésének szükségessége merül fel, nem kell kilépni a használt modulból, a rendszer automatikusan felkínálja a megfelelő beviteli ablakot, majd a törzsadat bevitelét követően folytatható a félbeszakított művelet
  • Minden lista, lekérdezés, kimutatás interaktív, le lehet „ásni” a legalsó szintig. Például egy éves beszámoló adott sorából megnyithatóak a számlatükör rákódolt sorai, abból az adott főkönyvi szám kartonja, abból a kartonon szereplő gazdasági események, végül pedig megtekinthető az elektronikusan iktatott alap bizonylat.

A DataMagic ERP tervezése, fejlesztése során elsődleges prioritást kapott a folyamatszemlélet. Az integrált rendszert úgy alakítottuk ki, hogy a különböző funkciók oly módon kapcsolódnak egymásba, ahogyan azok a napi munkafolyamatok során is megvalósulnak. Így nem a felhasználónak kell a munkamódszerét a rendszerhez igazítania, hanem az szolgálja ki a napi folyamatokat. Ennek megfelelően az árajánlatoktól és megrendelésektől egészen a főkönyvi feladásig kapcsolódnak egymásba a folyamatok és a hozzájuk tartozó bizonylatok is. Például a megrendelésekből szállítólevél, a szállítólevelekből számla készíthető, és az adott partnerhez tartozó bizonylatokat minden esetben fel is kínálja a rendszer. Ugyanezt a kényelmet és gyorsaságot szolgálja a fentebb már említett új törzsadat rögzítési elv is. Továbbá lehetőség nyílik a bizonylatoknál a rögzítés félbehagyására, majd a munka folytatására, anélkül, hogy adatvesztés történne, vagy elölről kellene kezdeni a rögzítést.

Alapvető elvárás az ERP rendszerekkel szemben a jogosultság alapú használat. A DataMagic esetében a jogosultságok modulokra, azon belül is funkciókra bontva definiálhatók. Ezen belül is megkülönböztethető a megtekintési, a módosítási, valamint a létrehozási jogkör. Ezzel a struktúrával lényegében személyre szabott jogosultságok állíthatók be egy felhasználó számára. Az egyszerű használat kedvéért új felhasználó felvételekor jogosultsági beállításai bármely korábbi felhasználóéból „klónozhatók”. Az egyszerűbb átláthatóság és megtanulhatóság érdekében pedig, az egyes felhasználók kizárólag azokat a menüpontokat és funkciókat látják, amelyekhez jogosultsággal rendelkeznek.

Ügyviteli modulok

Pénzügy

A Pénzügy modult úgy alakítottuk ki, hogy legyen egy központi képernyő, amelyet a pénzügyesnek el sem kell hagynia ahhoz, hogy napi munkáját elvégezze. Ebben az ablakban láthatja a rögzített kimenő és bejövő számlákat, azok esedékességét, státuszát, kezelheti a részteljesítéseket, és kimutatásokat generálhat.

A felhasználó nyomon követheti a likviditás alakulását, és tetszőlegesen paraméterezheti a különböző szempontokat, melyeket figyelembe kell venni, követeléseket és kötelezettségeket. Bár a Kontrolling modul részei, de innen is elérhetők a tervezési funkciók. Ezek segítségével, vegyítve a tény és hipotetikus eseményeket, különböző alternatívák készíthetők, jeleníthetők meg grafikusan, illetve menthetők el esettanulmányként.

Vizuálisan is jól elkülönülnek a lejárt követelések/kötelezettségek, illetve könnyen lehet szűrni a már kifizetett vagy még függő, időben vagy késedelmesen fizetett tételek. Részletes szűrő segítségével, pedig gyakorlatilag tetszőleges szempontok szerint szűrhetők mind a kifizetések, mind a befolyó tételek.

A program kezeli a behajthatatlan követeléseket, a garanciális és jó teljesítési visszatartásokat, figyeli a kerekítési eltéréseket, valamint a devizás-valutás ügyletek kapcsán jelentkező átértékeléseket is.

Bank és pénztár modul kapcsolódása esetén a pénzügyi teljesítéseket azonnal követi a program, ami naprakész likviditásmenedzselést tesz lehetővé.

Számlázás

A Számlázás modul kialakításakor arra törekedtünk, hogy a DataMagic rendszerben a számlakészítés egyszerű, gyors és biztonságos lehessen. A program segítségével készíthetünk számlát korábbi bizonylat alapján (szállítólevél) vagy előzmény nélkül is. Lehetőség van korábbi számlák klónozására, ami természetesen egyszerűsítheti a számlázást, de külön kezelhetjük rendszeres számláinkat is – beállítva gyakoriságukat és egyéb –akár hónapról hónapra változó- tulajdonságaikat.

Amikor egy számlát állítunk ki, természetesen választhatunk a vevői törzsben szereplő partnereink közül, ilyenkor az azoknál rögzített alapbeállításokat felkínálja a program (vevő alapadatai; fizetési határidő, fizetés módja, számla nyelve, deviza, stb.). Ha korábban állítottunk be a vevőhöz főkönyvi számot, az is automatikusan hozzárendelődik a számlához, és a főkönyvi feladáskor ezt fogja felkínálni.

Beállíthatunk tetszőleges számú számlasorszámot, amelyekhez ugyancsak hozzárendelhetünk alapértelmezett értékeket (fizetés módja, áfa kulcs, stb.), és eldönthetjük, hogy ezek a számla rögzítésekor megváltoztathatók legyenek-e, avagy sem.

A számlázás megkezdéséhez semmilyen előzetes adatbevitelre nincs szükség, a törzsadatok (vevő; cikk; mennyiségi egységek, stb.) bevitele közvetlenül a bizonylaton keresztül is történhet. Ehhez nem kell megszakítani a számlakészítés folyamatát, új törzsadat beírásakor automatikusan megjelenik a törzsadat beviteli ablak, ahol elegendő a számla elkészítéséhez szükséges adatokat megadnunk, míg a további paramétereket később bármikor megadhatjuk a Törzsadatok menüpontban. Az új törzsadat bevitele után folytatható a számla készítése.

A DataMagic gyakorlatilag bármely számlatípust képes kezelni, amire szükség lehet. Külön menüpontban kezelhetjük rendszeres számláinkat, amelyek elkészítése automatizálható. A számlák formátuma testre szabható, az egyes sorszámokhoz más-más formátum rendelhető. Számlánkon elhelyezhetjük logónkat is.

Számlázáskor a vevő kiválasztása után a rendszer felkínálja a partner esetleges korábbi megrendeléseit, ezeket a tételeket is kiválaszthatjuk akár a teljes mennyiségre, akár egy részére, illetve további tételeket és mennyiségeket is hozzárendelhetünk.

Készpénzes számla kiállításánál lehetőségünk van a megfelelő pénztár kiválasztására, és akár automatikus pénztárbizonylat nyomtatásra is.

A DataMagic rendszerben természetesen nemcsak kimenő számláinkat készíthetjük el, de iktathatjuk bejövő számláinkat is. A kimenő számlákhoz hasonlóan itt is rögzítés közben vihetünk fel új törzsadatokat, a rendszer itt is felkínálja a kiválasztott partner felé korábban rögzített kimenő rendeléseinket, illetve a tőle érkező áruk már rögzített bevételezéseit. Készpénzes számla készítésekor itt is kiválaszthatjuk a megfelelő pénztárat. Vevőinkhez hasonlóan szállítóink esetében is lehetőség van alapértelmezett paraméterek, illetve főkönyvi szám előzetes beállítására.

Mind a vevők, mind a szállítók esetében csoportok képezhetők, amelyek alapbeállításait az alájuk sorolt partner örökli, ezáltal még egyszerűbbé válhat az új partnerek felvitele – akár számla készítése, rögzítése közben is.

Természetesen lehetőségünk van számláink helyesbítésére, sztornózására, illetve újranyomtatására is – hiteles másolatként.

Többnyelvű rendszerhasználat esetén arra is lehetőség van, hogy bár például magyar a kezelőfelület, és magyarul látjuk a számla elemeit, nyomtatáskor az előzetes partner beállításoknak megfelelően egy vagy több idegen nyelven, vagy azon is nyomtatódjék a számla.

Számlánkon opcionálisan egyéb információkat is elhelyezhetünk (pl. üzletkötő neve; munkaszám, szállítólevél száma, megjegyzések, főkönyvi számok stb.).

Arra törekedtünk, hogy a Számlázó modul képes legyen kezelni gyakorlatilag miden olyan speciális számlázási módot, amire szükség lehet. Pl.: folyamatos teljesítésű szolgáltatás számlázása, garanciális visszatartás, előleg, utazásszervezési szolgáltatás, stb.

Pénztár

A DataMagic Pénztár moduljában tetszőleges számban kezelhetjük vállalkozásunk pénztárait. Különböző valutanemű és típusú pénztárakat kezelhetünk párhuzamosan. Használhatunk egyszerűsített vagy bővített pénztár modult, attól függően, milyen lehetőségeket szeretnénk igénybe venni. Az integrált vállalatirányítási rendszernek köszönhetően a pénztárbizonylatok kiállítása a számlára való hivatkozással, tipizált tételek használatával és az automatikus pénztárbizonylat nyomtatás használatával „automatizálttá”, vagyis gyorsabbá és biztonságosabbá tehető.

Valutás pénztárbizonylat rögzítése során megadható az aznapi árfolyam, így ezután a rendszer az adott napra vonatkozóan már automatikusan fogja kezelni az adott deviza árfolyamát. Pénztárbizonylatot a számlakészítés vagy rögzítés során is előállíthatunk, ha készpénzes a számla, illetve a pénztárbizonylat készítése közben is hivatkozhatunk már meglevő számlákra. Előfordulhat, hogy utalásos számlát egyenlítünk ki készpénzzel, a rendszer ezt is kezeli.

A beépített lekérdezés funkciót úgy terveztük meg, hogy segítségével lehetőleg egyszerűen, gyorsan információhoz juthassunk pénztárainkról. Lekérdezhetjük az egyes pénztáraink forgalmát, megnézhetjük az egyes tételeket, illetve kimutatásokat kaphatunk pénztáraink átlagos forgalmáról és pénzkészletéről, tetszőleges időszakra.

A pénztári mozgásokat tipizált tételek létrehozásával előre kontírozhatjuk, így a pénztári események főkönyvi feladása és könyvelése egyszerűbbé válhat.

Bank

A DataMagic Bank modulja segítségével tetszőleges számban kezelhetjük forint és deviza számláinkat. A rendszerben biztosított a különböző devizanemű számlák közötti átjárhatóság, így eltérő devizanemű kifizetéseket is viszonylag könnyen kezelhetünk. Teljesíthetünk forintszámláról deviza kifizetést, devizaszámláról forint kifizetést, illetve devizaszámláról más deviza kifizetést is. A szükséges deviza keresztárfolyamokat egy napra egy alkalommal kell megadnunk.

Kivonataink rögzítését az előre meghatározott banki mozgásnemek rögzítésével is gyorsíthatjuk, illetve egyetlen gombnyomással hivatkozhatunk számláinkra. Az egyes banki mozgásnemekből segédtörzset kell készíteni a programban, hogy hozzárendelhessük a főkönyvi számokat a főkönyvi feladás miatt. Ezzel a módszerrel egyedi banki mozgásokat is kezelhet a program (pl.: cégcsoporton belül egymás kötelezettségeinek kiegyenlítését – amely mozgás a banki ügyleten túl a két cég közötti kölcsönt is feladja a főkönyv felé.)

A DataMagic rendszerben lehetőségünk van az egyes bankok felől érkező kivonataink elektronikus fogadására és feldolgozására is. Az elektronikus bankkivonatok, beolvasásra kerülhetnek a rendszerbe, valamint elektronikus banki terminálok felé utalási megbízásokat készíthetünk.

Készpénz felvételekor vagy befizetésekor lehetőség van a bank és pénztár modulok összekapcsolására, így a rendszer felkínálja az azonnali pénztárválasztást és pénztárbizonylat nyomtatást is.

A lekérdezések segítségével áttekinthetjük rögzített bizonylatainkat, azok tételeit, illetve ellenőrizhetjük, hogy mely bizonylataink hiányoznak. Bármikor lehetőségünk van a rögzített banki tételek számlákkal való utólagos párosítására is. A rendszert úgy alakítottuk ki, hogy az képes legyen egyszerűen és könnyen áttekinthetően kezelni a részteljesítéseket és az ellentétes számlákkal való kompenzálásokat is.

Főkönyv

A Főkönyvi modul mind önálló könyvelőprogramként, mind pedig a DataMagic integráns részeként, az integrált vállalatirányítási rendszer többi moduljához kapcsolva is használható. Lényegében az ügyviteli modulokból egyszeri főkönyvi feladással kerülhetnek az előkontírozott gazdasági események a főkönyvbe. Az átláthatóságot és a könyvelés könnyítését szolgálják a paraméterezhető naplók, amelyeket funkciójuknak megfelelően előre felruházhatunk tulajdonságokkal. Ténylegesen „kézi” könyveléssel csak az úgynevezett vegyes tételeket kell rögzíteni.

A modul lehetőséget ad mindennemű analitika elkészítésére, továbbá segíti a jogszabályi környezetnek megfelelő beszámolók, jelentések elkészítését és egyéb adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését.

A modul minden funkciója tartalmaz alapvető szűrési lehetőségeket, amelyeket a testre szabás folyamán tovább pontosítunk az adott vállalati igényeknek megfelelően. Minden lekérdezés esetén lehetőség van részletezésre, a forrásadatok megjelenítésére – akár bizonylati szintig is.

A főkönyvi modulból szintén elérhetőek az iktatott állományok és az egyéb azonosítók, tehát egy kontírozott bizonylatnál adott esetben rögtön előhívható annak csatolt (szkennelt) képe, vagy csoportosítható egyéb – a főkönyvi logikát nem követő – dimenziók szerint is.

A program devizakezelése lehetőséget ad arra, hogy a napi árfolyamok ismeretében „gombnyomásra” devizában mutassa a főkönyvi kivonatot, és az egyéb kimutatásokat.

A modul beállításai révén alkalmas másodlagos számlarend (Pl.: IFRS, International Financial Reporting Standard, nemzetközi pénzügyi beszámoló sztenderd) szerinti könyvelésre is.

A program évzárást végez, amely paraméterezhető, ezzel támogatja a lezárt és tárgyévi számviteli folyamatok egyszerű egymáshoz illesztését.

A DataMagic Főkönyv rendelkezik saját kimutatás és képletszerkesztő funkcióval. Ennek

segítségével a főkönyv alapján gyakorlatilag bármilyen struktúrájú kimutatás elkészíthető, illetve annak adataiból bármilyen pénzügyi-gazdasági mutató számítható, segítve a cégek pénzügyi kontrollingjának működését.

A számviteli folyamatok jogszabályi és üzletviteli szempontjait minden projekt során különösen figyelemmel kísérjük. Az ügyviteli modulok testre szabásánál is lényeges, hogy a szükséges főkönyvi kapcsolatot megteremtsük, hiszen az operatív munka és a vezetői információk előállítása miatt ez elengedhetetlenül fontos.

Tárgyieszköz

A DataMagic Tárgyieszköz modulja a valós vállalati folyamatba integráltan és teljes körűen végzi az adott cég tárgyi eszközeinek kezelését. Az Adó és számviteli törvény, illetve szükség esetén a számvitel nemzetközi szabályai szerinti nyilvántartást vezet, kezeli a fejlesztési tartalékokat és a maradványértékeket. Mind a bejövő számla iktatásból, mind pedig a lekönyvelt beruházásokból is képes aktiválni az eszközöket, elvégezni valamennyi lehetséges állományváltozást: ráaktiválás, apport, áthelyezés, átsorolás, áttérés, értékesítés, értékhelyesbítés, selejtezés, térítés nélküli átadás, átvétel stb. A modul kezeli a speciális eseteket, például az eltérő bruttó értéken történő nyilvántartást is.

Az eszközökkel történt események a törzsadatok előkontírozása alapján automatikusan feladhatók a főkönyvi modulnak.

A modulhoz széleskörű lekérdezési lehetőségek tartoznak, amelyek kiegészíthetők a felhasználó által összeállított riportokkal


Logisztikai funkciók

Rendelések

A Rendelés modulban kezelhetjük (mind a manuális, mind az automatikus) kimenő és bejövő rendeléseinket. Az új rendelések felvitelétől, különböző státuszainak változtatásán, az esetleges módosításon és törlésen át a visszaigazolásokig mindent ezen a felületen végezhetünk el. Ugyanez a felület információkat is biztosít a rendelés tartalmáról és paramétereiről, státuszáról és a partnerről. Az egyes rendelésekhez tartozó tételeket is áttekinthetjük, illetve módosíthatjuk. Beállítható a szállítási és a fuvarozási mód és az átvétel helye is.

Ebben a modulban iktathatjuk árajánlatainkat is. A DataMagic rendszer általános felépítésével összhangban Árajánlatból Rendelés, abból Szállítólevél majd Számla készíthető, így az első rögzítéskor felvitt adatok végigvihetők a teljes folyamaton – de természetesen módosíthatók is.

Bejövő rendelés kezelésekor láthatjuk a készletszinteket, ezen belül is a szabad, a foglalt és rendelt státuszú készleteket, illetve az elméleti készletet.

Áru bevételezését nemcsak a Készlet modulban, hanem itt – a rendelés alapján – is végre lehet hajtani. Lehetőség van a rendelések részleges teljesítésének rögzítésére is.

Innen igazolhatjuk vissza bejövő rendeléseinket, azok mennyiségét, vállalási határidejét, árait és további adatait is a szállító felé.

Ehhez a modulhoz kapcsolódik a WEB alapú rendelésrögzítő és visszaigazoló rendszer, melynek segítségével beolvashatjuk a webrendelőn feladott rendeléseket, amelyeket azután  feldolgozhatunk a rendszerben. (A rendszert úgy alakítottuk ki, hogy használata egyszerű, könnyen megtanulható legyen.)

Készletek

A DataMagic Készlet modulját egyetlen ablak köré szerveztük (amelyet úgy alakítottunk ki, hogy az jól átlátható és könnyen kezelhető legyen). A különböző vállalatoknál nyert tapasztalataink egyértelművé tették, hogy például egy raktáros számára akkor használható leginkább egy integrált rendszer, ha egyetlen képernyő előtt ülve valamennyi feladatát el tudja látni.

Erre tekintettel a DataMagic rendszerben ezen az egy képernyőn keresztül tarthatjuk nyilván és kezelhetjük vállalkozásunk árucikkeit, termékeit, szolgáltatásait. Egyetlen felületen kezelhetők a készletekhez tartozó törzsadatok és a készletekhez kapcsolódó funkciók, illetve egyben szűrő ablakként is funkcionál.

Beállítható és változtatható az, hogy mely raktár (vagy mindegyik) készleteit akarjuk látni, kívánjuk-e a nullás készleteket is megjeleníteni, illetve, hogy milyen szemléletben szeretnénk a tételeket látni (kereskedelmi, raktározási, műszaki, stb.). Utóbbi funkcióval más-más információkat láthatunk készleteinkről.

Ugyanezen a felületen karbantarthatjuk a cikktörzset, azaz felvihetünk új cikkeket, módosíthatjuk azokat, illetve ha nem tartozott hozzájuk mozgás, törölhetjük is. Az egyes cikkekhez fizikai paramétereik mellett hozzárendelhetünk különböző árlistákat, raktárakat, származási adatokat, vételárat különböző devizanemekben, bekerülési értéket, egyéb tulajdonságokat és azonosítókat. Az egyes cikkekhez különböző készletszintek állíthatók be (minimum, maximum, jelző), s ugyancsak beállíthatók a csomagolási egységek, rendelési egységek, minimum és maximum rendelhető mennyiségek is. Az egyes cikkekhez lehetőségünk van különböző tulajdonság-kategóriákat rendelni, amelyek az áruk csoportosítása, szűrése, lekérdezése szempontjából lehet hasznos. Ily módon kezelhetjük például a szortimenteket (méretsorok), a különböző Lot, sarzs és gyári szám használattal kapcsolatos paramétereket, de lehetőség van (gyakorlatilag korlátlan számú) új, egyedi tulajdonság definiálására is.

A készletgazdálkodás szempontjából fontos információkat szintén a cikktörzshöz köti a program. Beállítható készletszintek (minimum, jelző, maximum) segítik a raktári gazdálkodást, amelyek alapján automatikus rendelések, vagy figyelmeztető üzenetek generálódnak. A cikkekhez és a cikkcsoportokhoz kapcsolva kezeli a program az árlistákat, az adott kedvezményeket is. Több árlista használatát, illetve az egyedi árazást is támogatja a program, valamint egyéb időszakos, vagy egyszeri engedményeket is beállíthatunk vevőkhöz és cikkekhez is.

A DataMagic meglehetősen tágan értelmezi a raktár fogalmát. Raktárak több fajtáját használhatjuk a programban (készletgazdálkodási politikának megfelelően): kiskereskedelmi, nagykereskedelmi, bizományos, szolgáltatás. Ezeken túl minden olyan „segéd” állományt is raktárakban kezel, mint a bejövő számlák iktatásához szükséges költségkategóriák, a termeléshez felhasznált élőmunka. Az így tárolt adatok azután számos szabadon definiált tulajdonsággal felruházhatók (pl. főkönyvi számok), és könnyen előhívhatók a programon belül. (Célunk volt továbbá ezzel a megoldással a könnyebb kezelhetőség és szerkeszthetőség elősegítése is),

Analitikus készletkezelés esetén főkönyvi számokat is rendelhetünk a cikkekhez, magához a cikktörzshöz, valamint a definiált árumozgásokhoz, így a készlet is feladható a főkönyv felé.

A Készlet modulon belül kezeli a rendszer göngyölegeket is. Egy adott cikknél beállítás kérdése, hogy az adott tranzakciónál éppen göngyölegként kezeljük vagy sem.

Ugyancsak erről a felületről (egyetlen gombnyomással) elérhetjük az összes lehetséges anyagmozgást és funkciót és rögzíthetünk mozgásokat anélkül, hogy el kellene hagynunk a készlet felületet.

Keresési és szűrési funkció is van a felülethez rendelve, amely gyorsbillentyűvel bármikor előhívható, s amelyek kialakítása során arra törekedtünk, hogy sokféle keresést, szűrést biztosítson, és egyszerűen lehessen használni.


Kiszállítások, fuvarszervezés

Elsősorban kereskedő cégek saját kiszállításainak szervezésére fejlesztettük Fuvar modulunkat. A fuvarszervezés mind a túrajáratokra, mind az eseti szervezésű kiszállításokra épülő logisztikát támogatja, illetve a vegyes használatot is. Mód van a rendszerben túrák definiálására, amelyekben kötelező érvénnyel vagy alapértelmezetten besorolhatók a partnerek. Beállíthatók a túrához tartozó szállítási napok is heti, kétheti ritmusban.

Mivel a rendszer integráltan működik, így a bejövő rendelések már a felvitelkor automatikusan besorolódnak a partner- és túrabeállítások alapján a megfelelő fuvarokba, így a kiszállítandó áru komissiózása, valamint a fuvarokmányok, számlák, szállítólevelek nyomtatása akár minden további szervezés nélkül is elvégezhető.

Természetesen a gyakorlat azt mutatja, hogy az alapértelmezett beállításokhoz képest mindig szükség van módosításokra is. Ezeket is messzemenőkig támogatja a program. Az egyes túrákhoz alapértelmezett járművek, sofőrök rendelhetők, de ezek változtathatóak. Ha egy-egy napon az adott túrára a vártnál több megrendelés érkezne, lehetőség van a fuvar szétválasztására két vagy több járműre, illetve az egyes túrák között is átcsoportosíthatók a rendelések a terhelés vagy az útvonal optimalizálása érdekében. Tetszőlegesen létrehozhatók előre nem definiált fuvarok is. A megoldás szabadon variálható a teljesen kötött túrarendszertől az „ömlesztett” rendelésfelvételből ad-hoc alapon definiált fuvarok szervezéséig.

Számos kényelmi szolgáltatás segíti a mindennapi munkát, mint az egy-egy autóra komissiózott áruk össztömegének követése, de figyelmeztethet a rendszer a műszaki, a jogosítvány, a személyi okmányok megújításának vagy éppen az olajcsere szükségességére is.


Kereskedelmi funkciók

Kiskereskedelem

A DataMagic rendszerhez a Kiskereskedelmi modul kialakítása során az volt a célunk, hogy olyan eszközt adjunk a felhasználók kezébe, amely azokat a funkciókat tartalmazza, amelyekre egy kiskereskedelmi egységnek szüksége van, s amely az informatika világában kevésbé jártas alkalmazottak számára is viszonylag könnyen elsajátíthatók és kezelhetők.

A modul kezeli az értékesítéseket, a számlákat, a raktári bevételezéseket, a visszárut, a garanciális visszavétet (cseréket) és a pénztárat, illetve pénztárgép is csatlakoztatható általa a rendszerhez. A telephelyeknél alkalmazott megoldás folyamatosan szinkronizál a központi rendszerrel, így mindkét helyen állandóan hozzáférhető az aktuális állapot.

A modul képes elektronikus úton fogadni és küldeni a szállítóleveleket.

MLM (Multi Level Marketing)

Az MLM egyike a DataMagic rendszer kiegészítő moduljainak. Funkciója, hogy a speciális, MLM rendszerű értékesítést támogassa. Segítségével nyilvántarthatók és kezelhetők az MLM hálózat tagjai, értékesítései, kedvezményei, jutalékai és kapcsolatai.

Postai utánvétes kézbesítés esetén kezeli annak teljes bizonylati és pénzügyi rendszerét. Mivel az egyes MLM rendszerek felépítése, szabályai és jutalékai jelentősen eltérhetnek, ezért ezt a modult minden partner esetében testre kell szabni.


CRM

Egy korszerű vállalatirányítási rendszerben ma már elengedhetetlen a vevőkkel kapcsolatos események, akciók, reklamációk – általánosságban bármiféle lényeges momentum követése. Ugyancsak egyre szélesedő elvárás, hogy strukturáltan, kereshető és szűrhető módon mind több lényeges információt, paraméter tároljunk az ügyfelekről. Ezen elvárások mentén fejlesztettük és bővítjük folyamatosan a DataMagic CRM funkcióit. Meglátásunk szerint a CRM nem csak egy modul a sok közül, hanem egy szemlélet, egy megközelítés is egyben. Ennek megfelelően valamennyi DataMagic funkciót úgy igyekszünk kialakítani, hogy az a program bármely pontján támogassa az ügyfelekkel való kapcsolattartást, azok kiszolgálását, a róluk gyűjtött információk rendszerezését és előhívhatóságát.

Ennek megfelelően törzsadat szinten lényegében korlátozás nélküli mennyiségű mezőt rendelhetünk partnereinkhez, amelyek mindegyikére lehet keresni és szűrni is a lekérdezésekben, kimutatásokban. Partnereink megkülönböztetésére számos, egymástól független kategóriát hozhatunk létre (pl. típus, méret, régió, prioritás stb.), és természetesen ezek alapján is bármikor kereshetünk, illetve szűrhetünk a lekérdezésekben. Igaz ez a partner, a forgalmi vagy akár a pénzügyi lekérdezésekre is.

Mód van az ügyfelekkel történő kapcsolattartások (megkeresések, reklamációk stb.) rögzítésére és visszakeresésére egyaránt. Bejövő rendelések rögzítésekor megjeleníthetjük a partner legutóbbi megrendeléseit, ezáltal segítve az értékesítés hatékonyságát, a rendelésfelvétel passzív aktusának aktívvá tételét.
Akár vevőnként, akár vevőcsoportonként definiálhatunk egyedi árakat, ársorokat, kedvezményeket, akciókat – ezeknek lényegében csak a képzelet szab határt.
Egyedi vagy csoportos üzenet, hírlevél, árlista küldési funkciókkal bír a rendszer, amelyek lehetővé teszik a partnerek testreszabott tájékoztatását az aktuális, rájuk érvényes akciókról, árakról, eseményekről.

A speciális célcsoportoknak fejlesztett modulok szintén tartalmazzák a CRM funkciókat, így például a projekt modulban az egyes projektekhez külön külső kapcsolattartók, projekt események rendelhetők Az ingatlan üzemeltetők számára web alapú, interaktív kommunikációs felületet biztosítunk a bérlőkkel való kapcsolattartásra.
Ugyancsak a vevők kiszolgálása és a velük való kapcsolattartás érdekében, illetve a „papírmentes iroda” szemléletének megfelelően a vevőkkel kapcsolatos levelezések, szerződések, illetve bármilyen más, elektronikusan létező dokumentum strukturáltan csatolható a törzsadatokhoz, így a megfelelő jogosultság birtokában néhány kattintással akár több évvel korábbi események dokumentumai is hozzáférhetők.


Gyártási funkciók

Gyártás funkciók

A DataMagic rendszer Termelés modulja az ügyfél igényei szerint alakítandó, paraméterezendő, s egyszerű, szigorú receptúrák alapján történő gyártástól az összetett, vagy folyamatos termelésig mindegyik területet, ágazatot ki tudja szolgálni.

A program a termelés követését előre összeállított – de a termelés folyamán igény szerint változtatható – receptúrák (vagy darabjegyzékek) alapján végzi. Az egyes termékek összetevői meghatározhatóak, eltárolhatóak, ezek alapján az anyagkiadás a gyártáshoz, valamint a készáru bevételezése az adott raktárba automatikusan, egy lépésben elvégezhető.

Kétféle gyártási folyamatot különböztet meg a program: a megrendelésre gyártást, amikor is a regisztrált megrendelések alapján indul a termelés, valamint saját készletre történő gyártást, amikor raktárra gyártunk.

A cikktörzs alapján elkészülő receptúrák gyártásindításkor automatizálják az anyagkiadást, ezzel együtt nyomon követik a felhasználást és a költségek felmerülését. Lényeges szempont, hogy valós receptúrák alapján menjen végbe a termelés, hiszen akkor kaphatunk megfelelő információkat a termelésirányításhoz.

A termékazonosítás érdekében a rendszer vonalkódokat kezel, sarzs- vagy lot számokat, gyári számokat adhatunk. Lehetőség van sarzs követésre és a gyártási, értékesíthetőségi és lejárati idők nyilvántartására.

A rögzített gyártások alapján reprodukálható újabb gyártás, hiszen a program felépítéséből fakadóan rugalmasan kezeli az utánrendeléseket, gyártásba adásokat, készleteket.

A gyártási munkafolyamat jól monitorozható, a döntés-előkészítés és irányítás szempontjából fontos státuszokat lehet megadni, illetve rögzíteni a felmerülő hibákat, hiányosságokat (anyaghiány, technológiai probléma, stb.)


Projekt funkciók

Mind a gyártás területén, mind a szolgáltató szektorban sok esetben a működés alapja a projekt. Egy-egy megrendelés, megbízás önálló projekt, ehhez kötődik minden esemény, költség és kalkuláció is. Ezért létrehoztuk a DataMagic rendszer Projekt modulját. Ebben az egyszerű projektektől a többszintű, hierarchikus, fő- és alprojekteket tartalmazó struktúrák egyaránt kezelhetők.

A projektek épülhetnek valamely szolgáltatásra, egy-egy megrendelésre vagy akár egy összetett gyártás darabjegyzékére. Tetszőlegesen létrehozhatunk egyedi projektet egyedi struktúrával, „klónozhatunk” egy korábbit, de akár használhatunk magunk által létrehozott és mentett sablonokat is.

A projektekhez készíthetünk részletes és egyedi előkalkulációt, definiálhatunk mérföldköveket, eseményeket, részfizetéseket, alvállalkozókat, belső és külső (vevőoldali) projektfelelősöket akár kategóriánként. A projekt azonosítójával (projektszám, munkaszám stb.) minden bizonylat felcímkézhető, ezáltal folyamatosan követhetők a bevételek, a költségek, legyen szó bejövő számlákról vagy saját gép-, munkaóra, illetve alapanyag felhasználásról. Ennek segítségével naprakészen követhető, és a megfelelő jogosultság birtokában lekérdezhető egy-egy projekt pénzügyi vagy időbeli alakulása, tervszerűsége. Az elemzéseket az előkalkulációra és a folyamatos adatgyűjtésre síthatjuk, illetve egyetlen gombnyomással hivatkozhatunk számláinkra. Az egyes banki mozgásnemekből segédtörzset kell készíteni a programban, hogy hozzárendelhessük a főkönyvi számokat a főkönyvi feladás miatt. Ezzel a módszerrel egyedi banki mozgásokat is kezelhet a program (pl.: cégcsoporton belül egymás kötelezettségeinek kiegyenlítését – amely mozgás a banki ügyleten túl a két cég közötti kölcsönt is feladja a főkönyv felé.)

A DataMagic integrált rendszerben lehetőségünk van az egyes bankok felől érkező kivonataink elektronikus fogadására és feldolgozására is. Az elektronikus bankkivonatok, beolvasásra kerülhetnek a rendszerbe, valamint elektronikus banki terminálok fela class=”name-link” name=”gyartasi-funkciok”é utalási megbízásokat készíthetünk.

Készpénz felvételekor vagy befizetésekor lehetőség van a bank és pénztár modulok összekapcsolására, így a rendszer felkínálja az azonnali pénztárválasztást és pénztárbizonylat nyo/strongmtatást is.

A lekérdezések segítségével áttekinthetjük rögzített bizonylatainkat, azok tételeit, illetve ellenőrizhetjük, hogy mely bizonylataink hiányoznak. Bármikor lehetőségünk van a rögzített banki tételek számlákkal való utólagos párosítására is. A rendszert úgy alakítottuk ki, hogy az képes legyen egyszerűen és könnyen áttekinthetően kezelni a részteljesítéseket és az ellentétes számlákkal való kompenzálásokat is.

épülő terv-tez a felület információkat is biztosít a rendelés tartalmáról és paramétereiről, státuszáról és a partnerről. Az egyes rendelésekhez tartozó tételeket is áttekinthetjük, illetve módosíthatjuk. Beállítható a szállítási és a fuvarozási mód és az átvétel helye is.

Ebben a modulban iktathatjuk árajánlatainkat is. A DataMagic rendszer általános felépítésével összhangban Árajánlatból Rendelés, abból Szállítólevél majd Számla készíthető, így az első rögzítéskor felvitt adatok végigvihetők a teljes folyamaton – de természetesen módosíthatók is.

Bejövő rendelés kezelésekor láthatjuk a készletszinteket, ezen belül is a szabad, a foglalt és rendelt státuszú készleteket, illetve az elméleti készletet.

Áru bevételezését nemcsak a Készlet modulban, hanem itt – a rendelés alapján – is végre lehet hajtani. Lehetőség van a rendelések részleges teljesítésének rögzítésére is.

Innen igazolhatjuk vissza bejövő rendeléseinket, azok mennyiségét, vállalási határidejét, árait és további adatait is a szállító felé.

Ehhez a modulhoz kapcsolódik a WEB alapú rendelésrögzítő és visszaigazoló rendszer, melynek segítségével beolvashatjuk a webrendelőn feladott rendeléseket, amelyeket azután  feldolgozhatunk az integrált rendszerben. (A rendszert úgy alakítottuk ki, hogy használata egyszerű, könnyen megtanulható legyen.)

ény kimutatásokkal segítjük.

Előre definiálhatunk vevő és szállító oldalon is garanciális vagy jóteljesítési visszatartásokat, kötbéreket, köthetünk alvállalkozói számlákat teljesítésigazolások meglétéhez, ennek híján gátolva az egyébként előre ütemezett kifizetést.

Minden egyes projekthez külön is meghatározhatók jogosultságok, ezáltal biztosítva, hogy csak azok nyerhessenek a részletekbe betekintést, akikre az tartozik.
A projektekhez dokumentumok is csatolhatók, legyenek azok szerződések, számlák, teljesítésigazolások, műszaki dokumentációk, fényképek vagy bármi más. A hozzáférés ebben az esetben is jogosultság alapú.


Ingatlan üzemeltetőknek és fejlesztőknek

A DataMagic rendszer lehetőséget ad ingatlanfejlesztési és üzemeltetési projektek menedzselésére is. A modul lényege, hogy értékesítésre és bérbeadásra szánt ingatlanok adatait rögzíti, azokat projektbe sorolja. A projektekhez tervköltségvetés készíthető, amely kategóriák alapján a bejövő számlák csoportosíthatók és tényadatként összehasonlításra kerülnek a tervvel. A cash flow követésen túl a rendszer kezeli a banki lehívásokat, és a bevételeket. Az ingatlanokhoz kapcsolódó szerződések rögzítésre kerülnek a rendszerben, előre meghatározva a fizetési kötelezettségeket.

Az ingatlanfejlesztési modulon keresztül számlázhatjuk a vevők, illetve bérlők felé a szerződésben meghatározott díjakat, s a teljesítésről azonnal visszacsatol a program. Az árlisták és árengedmények kezelésén túl a bérlemények esetében lehetőség van közüzemi mérőóra állások rögzítésére, valamint ugyanitt elvégezhető a bérleti díjak indexálása a definiált indexek alapján.

Az ingatlanok nyilvántartásához szükséges lekérdezések, értékesítési kimutatások, kihasználtságot mutató riportok rendelkezésre állnak a modulban. Az ingatlanok esetében felmerülő javításokhoz és intézkedésekhez (reklamáció, karbantartás, felújítás) munkalapokat lehet készíteni, dokumentálva a költségek elszámolását.

Kontrolling funkciók

A DataMagic Kontrolling modulja két formában jelenik meg. Egyrészt önállóan, a „Lekérdezések” menüpont alatt, másrészt integrálva az egyes modulokkal. Fontos részei a likviditástervezés, amelyről a Pénzügy modulban szóltunk bővebben, valamint a készlettervezés, amely az anyaggazdálkodás és a készletezés eleme.

Minden modul tartalmaz emellett beépített lekérdezéseket, amelyek széles körben variálhatók különböző állítható paramétereik révén. A beépített lekérdezéseknél lehetőség van a dátumhatárok megadására, cikk- vagy partnercsoportok beállítására, bizonylat- vagy mozgástípusok kiválasztására, és ezekhez társulnak még az adott modulhoz vagy funkcióhoz társuló egyedi sajátosságok, tulajdonságok, amelyek többféleképpen kombinálhatók.

A legtöbb lekérdezésnél, dimenziók szerint is paraméterezhetünk, ami a DataMagic Kontrolling moduljának egyik fontos tulajdonsága. A dimenziók használatával akár a Főkönyv modul használata nélkül is költséghelyekre, profit- vagy költségcentrumokra, projektekre, országokra, régiókra, üzletkötőkre, stb.elkészíthetjük a céljainknak leginkább megfelelő kimutatásokat.

A DataMagic használata során a megfelelő beállítások és funkciók használatával, informatív céllal már a főkönyvi feladás előtt (vagy külső könyvelés alkalmazásakor is) különböző kimutatásokat készíthetünk például áfa-kimutatást.

A modulokba beépített lekérdezések, kimutatások mellett egy helyről, a „Lekérdezések” menüpont alól is különböző riportok érhetők el. Külön lekérdezés csoport működik az egyes modulba beépítve:

  • Áruforgalmi kimutatások
  • Pénzügyi kimutatások
  • Készlet kimutatások
  • A rendelésekkel és a termeléssel kapcsolatos kimutatások
  • Főkönyv és számvitel
  • Horizontális és konszolidált kimutatások
  • Vezetői információk

Az integrált rendszer tartalmaz szabadon paraméterezhető kétdimenziós listát is, amelynek segítségével bármely két paraméter szerint táblázatos formába rendezve – és egyéb paraméterek szerint tovább szűrve – kaphatunk jelentéseket. Ez az eszköz önmagában csaknem teljes körű kontrolling kimutatás rendszert nyújthat a rendszert alkalmazó vállalatok számára.

A DataMagic rendszerben keletkező listák tetszőlegesen sorba rendezhetők, felcsoportosíthatók, ami nagymértékű rugalmasságot, széleskörű használhatóságot eredményez. Valamennyi lista kitehető Excelbe további feldolgozások céljából, de akár PDF-be is, illetve emailen is elküldhetjük azokat másoknak.


HR funkciók

A DataMagic rendszerben az alapvető dolgozói adatok nyilvántartása mellett számos egyéb támogatást is adunk a munkáltatónak, munkavállalónak. A szokásos alapfunkciók mellett, mint a személyes adatok tárolása, végzettségek, tanfolyamok, speciális tanúsítványok, lehetőség van események rögzítésére, a dolgozónak kiadott eszközök nyilvántartására, a rendszerhez való jogosultságaik egyénre szabására. De az eseménykezelő segítségével akár a személyi dokumentumok lejártára is kaphatunk figyelmeztetést. Speciális munkakörökben van ennek leginkább előnye, ahol a dolgozó munkavégzése valamely szakmai, egészségügyi vagy egyéb jogosultság érvényességétől függ.

A dolgozók bérének alakulása, a kapott jutalmak, prémiumok időben bármeddig visszakövetetők.

Lehetőség van munkakörönként, de akár személyenként is rezsióradíjak beállítására, amelyek az előkalkulációk, illetve az erőforrás felhasználások költségei során bírnak jelentőséggel. Egy-egy dolgozó egy, de akár több munkakörbe is besorolható, amely besorolás aztán a gyártás vagy a projekt modulban az egy-egy feladathoz való hozzárendelés alapjául is szolgál.
A fentebb felsoroltak mellett úgy alakítottuk ki a DataMagic HR modulját, hogy az iparág vagy az ügyfél egyedi igényei szerint tetszőlegesen bővíthető, testreszabható mind a gyűjtött adatok, mind egyes speciális funkciók tekintetében.


Eseménykezelés

Az eseménykezelés az egyes modulok kapcsán, a különböző ügyfeleink által felmerült igények mentén alakult. Általában a „Jó lenne, ha figyelmeztetne a rendszer, ha…” kezdetű mondatok indították el azokat a fejlesztéseket, amelyeket aztán általános funkcióvá formáltunk.

Mára lényegében tetszőlegesen beállítható bármilyen esemény, annak előidéző aktusa, illetve következménye is a rendszerben. Utóbbi általában egy vagy több felhasználó vagy rendszeren kívüli személy értesítése bizonyos események bekövetkeztésről. Ezek az események kapcsolódhatnak valamilyen személyhez vagy eszközhöz kapcsolódó dokumentum lejáratához, járművek, más eszközök karbantartásához, pénzügyi vagy projektesemények bekövetkeztéhez, és lényegében bármi máshoz, amely vagy dátumhoz, vagy a DataMagic rendszeren belüli eseményhez köthető.


Dokumentumkezelés, Iktatás

A Dokumentumkezelés, Iktatás modul funkciója egyrészt megfelel a hagyományos titkársági iktatási teendőknek, vagyis a bejövő és kimenő postai küldeményeket iktatószámmal ellátva lehet rögzíteni és nyilvántartani a rendszerben, majd a későbbiekben visszakeresni, másrészt elősegíteni a végső soron teljesen papírmentes iroda megvalósítását.

A DataMagic rendszerhez kapcsolódó Iktatás modul lehetővé teszi, hogy bármely rögzített törzsadathoz (vevő, szállító, cikk, stb.) és bizonylathoz (számla, szállítólevél, bevételezés, árajánlat, stb.) tetszőleges mennyiségű és típusú fájlt csatoljunk. Az iktatásba automatikusan bekerülnek a rendszeren belül keletkező bizonylatok, levelek és egyéb dokumentumok is.

Emellett a bejövő bizonylatok, levelek, a partnerekkel kötött szerződések, tanúsítványok, műszaki dokumentációk, áruk képei, stb. mind törzsadathoz kötötten bevihetők a DataMagic rendszerbe. Ennek feltétele mindössze az, hogy az adott dokumentum (akár egy szkennelést követően) rendelkezésre álljon elektronikus formában.

A DataMagic lehetővé teszi, hogy a különböző iktatandó anyagokat különböző kategóriákba soroljuk és strukturáltan tároljuk. Az egyes csatolt dokumentumokhoz való hozzáférést – akárcsak a rendszer más adatait – jogosultság védi az illetéktelen betekintéstől.

A tárolt anyagok kívülről sem hozzáférhetők, mivel azokat a rendszer titkosítva tárolja.

Az Iktatás modul nagyon sok időt és energiát takaríthat meg használói számára, és növeli a biztonságot is. Minden esetben ugyan nem váltja ki teljes mértékben a hagyományos, papír alapú irattárat, hiszen számos dokumentumot saját érdekből vagy jogszabályi előírás miatt őrizni kell, de akár több év távlatából is gombnyomásra biztosíthatja a betekintést.


Webshop kapcsolat

A DataMagic integrált rendszerhez igény esetén klasszikus Webshop is tartozhat, amelynek segítségével megvalósítható a hagyományos kereskedelmi forgalom mellett, vagy ahelyett, a WEB alapú értékesítés. A Webshophoz külön raktár és készlet rendelhető, de paraméterezhetően bármely raktár (illetve raktárak) készlete is bevonható a webes értékesítésbe.

A webes felületre tetszőleges mennyiségű árucikk feltölthető, karbantartható. s minden árucikkhez kép és leírás is feltölthető.

A vásárlás regisztrációhoz, és jelszóval védett bejelentkezéshez kötött.

Webes ügyfél felület

A Web alapú ügyfél felület modul célja, hogy az integrált rendszert használó vállalatok számára elősegítse vevőik megfelelő színvonalon történő kiszolgálását, valamint a levél-, fax- és telefon forgalom csökkentését. Működése sokban hasonló a Webshop működéséhez, de nem a kiskereskedelmet, hanem a nagykereskedelmet hivatott támogatni, s több, szélesebb körű szolgáltatást biztosít.

A rendszerben azon vevők, akik számára a webes rendelés szolgáltatását biztosítja, egyedi azonosítót és jelszót kapnak. Bejelentkezésüket követően maguk rögzíthetik rendeléseiket, és a későbbiekben azok állapotát is nyomon követhetik. Láthatják, hogy az egyes megrendeléseik közül melyek lettek visszaigazolva, milyen határidővel és mennyiségben, mikor lettek kiszállítva, mennyi a rendeléseik összértéke, stb. Emellett pénzügyi információkat is kaphat nyitott pozícióiról.

Gyártó, elsősorban projekt alapon dolgozó ügyfeleink számára hasznos funkció, hogy ezen felületen beállítható részletességgel tájékoztathatják ügyfeleiket az egyes projektek állapotáról, előrehaladásáról is.

A rendszer része az e-mail és sms alapú kiértesítés.

A modul használatával mindkét fél kockázata csökkenhet, hiszen használatával kiküszöbölhetők az olyan tipikus problémák, mint például az elkallódott faxok, elfelejtett telefonok vagy a „”félrehallások”. Kevesebb emberi beavatkozást igényel, mint a hagyományos rendelésfelvétel, s így gyorsabb és költséghatékonyabb módszer lehet.


Cégcsoportok támogatása

A DataMagic-ben az egy és ugyanazon rendszerben kezelt több cég esetében lehetőség van arra, hogy a rendszerbe felvett cégek közös törzseket használjanak.  Ezeket a funkciókat az azonos tulajdonosi körbe tartozó vállalatcsoportok tudják kihasználni. Tehát az integrált rendszer jellemző nemcsak egy adott cégen belül értelmezhető a program esetében, hanem több cég kezelése esetén is. A cégcsoport jellegétől függően beállítható, hogy mely törzsadatok legyenek közösek és melyek egyéniek. A vevő és szállítók, a devizaárfolyamok, áfa kódok, számlatükör, a különböző tipizált törzsek közössé tehetőek.

Ilyen esetben információt biztosít a rendszer az ellátási láncba rendeződő cégek esetében egymás készleteiről, és lényegesen egyszerűsíti a két cég közötti adás-vételi folyamatokat. (Az egymás részére kiállított számlák például azonnal iktatásra kerülnek a címzett cégbe is.)

A rendszer támogatja több cég esetében az azonos számlatükör használatát, így a cégcsoportra vonatkozó vezetői riport elkészítését is, ezzel gyorsabb előkészítés biztosítható az egyszerre több, vagy éppen az egész cégcsoportot érintő, nagyobb ívű döntésekhez is.

Konszolidált cégcsoport esetében kezeli a részesedéseket, ezek alapján a konszolidációhoz alapinformációkat biztosít, például egy konszolidált főkönyvi kivonatot, amelyben nem szerepelnek a cégcsoporton belüli gazdasági események.

Tovább részletek a programmal kapcsolatban: